Gestiona los plazos de cobros y pagos

Un aspecto que no se suele tener en cuenta al evaluar los niveles de tesorería en nuestra empresa, es analizar como gestionamos nuestros cobros y pagos. En esta ocasión, no hablamos de plantear las condiciones de crédito a nuestros clientes o proveedores. De esto ya he hablado en artículos anteriores.En este artículo, os hablaré de aspectos aún más sencillos de implantar si cabe, pero que pueden afectar de manera sensible a la tesoreria.

Desde el lado de nuestro cliente (Cobros)

Una vez que tenemos los pedidos de clientes conviene no incurrir en estas prácticas:

• Es muy importante dejar claro al cliente, cuando empieza el cómputo de los días de crédito y como debe computarse el plazo. Debe quedarle claro que el plazo cuenta a partir de la fecha de entrega de la mercancía, de la fecha de factura, del último día de mes, etc. Si no decimos nada o queda de forma ambigua, el cliente elegirá la que más le convenga.

• Con esto que parece algo menor, el cliente se puede estar tomando 7, 10 ó 15 días más de lo pactado en el plazo. De forma que si damos un crédito de 30 días, se puede convertir en 37, 40 ó 45 días reales. Días extras en los que el dinero estará en bolsillo del cliente y no en el vuestro. De modo que esos días lo tendremos que financiar pagando unos intereses que irán directamente a mermar nuestro margen de beneficios.

  Lo que elijamos, hemos de controlarlo para que no esto no ocurra.

• Podemos plantearnos facturar una vez a la semana con todos los pedidos entregados. Si no supone mucho esfuerzo administrativo, facturar todos los días. Puede plantearse hacerlo siempre a primera hora de la mañana facturando los pedidos del día anterior. Si el número de facturas es muy elevado, elegid uno o dos días a la semana con excepciones: si el importe de la factura es muy grande, emitir y enviar la factura ese mismo día.

       Algunas empresas facturan una vez al mes. Desde el punto de vista de tesorería es un disparate. Al cliente se le regala una media de 15 días extras para pagar.

• Otra idea a tener en cuenta es la forma de pago. Yo recomiendo girar recibos. Si damos la opción a emitir transferencias, seguro que se tomará algunos días más. No hablemos si la forma es por cheque. Además de todo esto, se toma los días del tiempo del correo postal.

         Con la forma de recibos, podremos realizar una mejor planificación de nuestra tesorería (disponibilidad). Sabremos con antelación que día estará el dinero en nuestra cuenta y así programar nuestros pagos. Si no solemos cobrar el 100% de lo girado, para estimar el disponible, retirar un % del importe por recibos devueltos.

En una ocasión colaborando en una asociación de interés social sin ánimo de lucro, comprobé que las aportaciones de socios se cobraban por caja o por transferencia. Las aportaciones eran muy pequeñas pero en la suma, era una cantidad importante. Todos los socios pagaban su cuota. La cuestión era que no se sabía cuándo. Al ser tan pequeñas individualmente, no eran suficientes para pagar a proveedores o empleados. Pasamos a girar recibos en una fecha y de este modo teníamos una cantidad lo suficientemente importante como para poder incluirlas en la programación de pagos. 

Desde el lado de nuestro proveedor (Pagos)

• Para planificar mejor los pagos, os recomiendo establecer uno o dos días de pago al mes. Es cierto que os estaréis tomando algunos días extras de crédito. Para que nadie se lleve a engaño, plantearlo al proveedor desde el principio..Esta iniciativa os permitirá planificar mejor vuestros pagos. En el intervalo, vuestro esfuerzo deberá conducirse en disponer/cobrar el dinero necesario para poder pagar en las fechas previstas..Ni que decir tiene que si tenéis una situación de tesorería positiva, el dinero se puede invertir hasta que llegue la fecha de pagar..Para que esto funcione, deberéis pagar vía transferencia bancaria.
• Evidentemente, las técnicas comentadas que puede llegar a hacer vuestro cliente, las podéis hacer vosotros con vuestro proveedor. Sin duda, éstas os beneficiarán. Pero en mi opinión, esto no es fair play y mucho menos, podréis aspirar a ser unos clientes preferentes.